Considera estos puntos al mudar tus datos a SAP Business One

Una de las dudas y temores más grandes de nuestros prospectos en implementar SAP Business One es sobre la migración de datos al hacer el cambio hacia el sistema SAP.

¿Cuánto tiempo tomará? ¿Puede haber pérdidas de información? ¿Es confiable?.

¿Cuándo es el momento ideal para pensar en cambiar a un ERP como SAP BO?

Conocemos muchos casos de PYMES que en sus inicios llevaban la administración y registro de información con métodos tradicionales como pluma y papel o Microsoft Excel para registrar los datos generados diariamente, y si bien es una de las formas más económicas y rápidas de comenzar, después de un tiempo esta administración se vuelve difícil de mantener provocando que la compañía pierda tiempo y recursos por culpa de pérdidas de tiempo e información.

Cuando una empresa siente que no esta obteniendo los resultados deseados y ya no tiene bajo control sus sistemas es recomendable hacer la migración a un ERP profesional que le permita seguir creciendo y que mejor que un ERP de clase mundial como lo es SAP Business One para dicha labor.

El mejor momento para que una pequeña o mediana empresa adquiera un ERP es cuando ésta finalmente se decide a dejar de gastar tiempo y dinero en procesos manuales que pueden ser automatizados fácilmente con ayuda del sistema adecuado.

¿Qué debes considerar al momento de cambiar a un ERP?

Antes de tomar esta importante decisión te aconsejamos tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Define las necesidades que necesitas cumplir y los procesos a automatizar: Es importante contar con los requerimientos y prioridades de los usuarios clave de la empresa, conocer su opinión respecto a las fallas de los sistemas actuales y los reportes que esperan recibir de su ERP, a fin de que el proveedor conozca claramente el alcance del sistema, así como el número de usuarios que contará con licencias de SAP BO.

2. Escuchar las experiencias de otros: La empresa debe tomarse el tiempo de escuchar experiencias de colegas de su mismo giro o referencias de anteriores clientes del proveedor evaluado, ya que si bien sus requerimientos pueden ser diferentes a los demás, la visión que le pueden brindar sobre los niveles de servicio al cliente del proveedor será de gran valor.

3. Identificar al proveedor ideal que le de el servicio de calidad que desea: Una pequeña o mediana empresa que adquiere su primer sistema ERP suele hacerlo con muchas expectativas y, por lo general, muchas preguntas, lo cual requiere que los proveedores demuestren su compromiso y experiencia desde el inicio del proceso de selección.

4. Identificar las funcionalidades y herramientas que benefician al negocio: Es importante conocer las funcionalidades y herramientas del ERP en cuestión que traerán valor, mejores controles y eficiencia operacional así cómo analisis y prediccion de información importante para la empresa. Para conocer esta información te aconsejamos solicitar a tu proveedor de SAP Business One que te la proporcione.

Hay que recordar que después de haber comprado e implementado el sistema, lleva tiempo aprender a usarlo. Un sistema bien seleccionado proveerá un retorno de inversión tan pronto como los empleados hayan aprendido a usarlo correctamente

Lo que debes tener en cuenta al hacer la migración de datos

Sabemos que una vez que un cliente se ha decidido a implementar un ERP como SAP Business One siempre se pregunta qué pasará con la información e historial que tiene almacenados en sus sistemas anteriores. Un ERP puede funcionar y proporcionar información viable, pero es necesario alimentarlo correctamente, antes de iniciar operaciones será necesario cargar los saldos con los que se iniciarán operaciones a una fecha determinada.

1. La primer tarea a realizar dentro de la metodología de SAP es la de generar una reunión de Kickoff en donde el personal comercial de ZENTIUS hará entrega del proyecto al área de Consultoría, ademas en esta reunión se explica al cliente cuál información es la que se tiene que preparar para iniciar a operar con SAP BO.

Es necesario ser realistas, analiza cuáles son los procesos clave de tus operaciones por área y posteriormente asigna un volumen aproximado de acuerdo a su relevancia. Entre tantos documentos es necesario contar con lineamientos para tomar tu decisión, la cual debe considerar los registros y complejidad de los documentos que incluye.

Antes de que el proyecto finalice y arranque deberás revisar que la migración se haya llevado a cabo adecuadamente. Muchas de tus operaciones dependerán directamente de esto, por lo que es necesario prevenir y resolver cualquier problema que pueda llegar a presentarse antes de comenzar a trabajar con SAP Business One.

¿Qué tan complicado es en realidad migrar mis datos a SAPBO?

El tiempo de carga de datos es relativamente rápido ya que SAP Business One cuenta con herramientas muy potentes que realizan esta tarea en poco tiempo. El área de consultoría realiza talleres muy puntuales en donde se revisa la información proporcionada por el cliente y se sugieren las mejores prácticas para la correcta explotación de información dentro del ERP.

Los responsables de cada departamento se deben coordinar con el área contable de tal manera que la información que se entregue al área de consultoría cuadre con los saldos contables.

Los Saldos Iniciales a cargar durante la migración de datos en SAP Business One son:

• Saldos de Inventarios

• Saldos de Cuentas por Pagar

• Saldos de Cuentas por Cobrar

• Saldos Contables

Esta información no puede ser cargada en automático, ya que lo mas recomendables es que durante la implementación haya un responsable de área que se encargue de depurar y confirmar que la información de los saldos iniciales se encuentre correcta y de esta forma poder operar y explotar SAP Business One con información verídica y confiable. En ocasiones puede existir la preocupación de que se “pierdan” datos durante la migración, pero dado que no se trata de un proceso en automático si no de una actividad de depuración, validación y estructura de la información, resulta difícil que la información esté incompleta o se pierda, tu información siempre será validada por nuestros consultores expertos en el tema que te asesorarán para implementar las mejores prácticas de negocio.

El ERP SAP Business One es la herramienta perfecta para ayudarte a alcanzar tus objetivos de negocio, pero es necesario que sea implementado siguiendo la metodología de SAP con la ayuda de un partner, te invitamos a acercarte con nosotros para agendar una demo de SAP.

Tenemos más de 19 años de experiencia en la implementación de proyectos ERP exitosos a lo largo de toda la república, nuestra metodología ya ha sido probada y avalada en negocios de distintos giros en la industria para ser casos de éxito de SAP Business One.