5 errores fatales al implementar tu ERP SAP Business One

La implementación de un sistema ERP como SAP Business One, tiene por objetivo principal la integración y mejor funcionamiento de todas las áreas de tu negocio: Finanzas, Producción, Ventas, Inventarios, Cuentas por cobrar, Contabilidad, Compras, etc. Una correcta fijación de objetivos, el presupuesto que destinarás al proyecto ERP, la elección de tu partner de SAP y el personal de tu empresa que participará en el proceso, son algunos de los factores que debes supervisar para que tu proyecto ERP llegue a buen puerto. Queremos platicarte sobre los errores más comunes que pueden resultar fatales durante tu proceso de implementación, así podrás cuidar dichos aspectos de la mano de tu partner al momento de evaluar tu situación, planear y ejecutar tu proyecto.

Las etapas del proceso de implementación de SAP Business One

Primero que nada, necesitas conocer las etapas en el proceso para posteriormente revisar lo que debes cuidar en cada una de ellas: 1. Preparación del Proyecto: Aquí se revisan las áreas de enfoque a considerar, cuestiones técnicas y de gestión de los proyectos para completar la instalación inicial de pruebas. 2. BluePrint (“Diagrama de Servicio”) de Negocios: Se realizan talleres para recopilación de requisitos empresariales e individuales.

3. Realización del Proyecto: Configuración del sistema para el arranque, capacitación completa a usuarios y pruebas finales. 4. Preparación de entrega: Se evalúan las áreas principales con sus resultados. 5. “Go – Live” y Soporte: El partner supervisa las transacciones en SAP B1 para optimizar el sistema.

1. Incorrecta elección de tu partner SAP

La correcta elección de tu partner implementador es un factor vital en el que no puedes errar, ten precaución de no elegir una empresa implementadora sin casos de éxito comprobables, ya que de lo contrario puedes estar arriesgándote a ser utilizado como sujeto de prueba por un consultor de SAP primerizo. Por ello es importante que le solicites a tu partner que te comparta información sobre implementaciones exitosas con sus clientes pasados para asegurarte de que estás en buenas manos. Además te aconsejamos verificar lo siguiente antes de decidirte por alguien específico:

• Asegúrate de que sea partner de SAP, esto puedes consultarlo directamente con SAP en su directorio.

• Revisa que tu partner no haya sido sujeto de demandas previamente por sus clientes.

• Pídele que te reciba en sus oficinas para que puedas asegurarte de que cuenta con la infraestructura y nivel de formalidad que un proyecto de este calibre requiere.

• Pregúntale sobre sus servicios adicionales post-implementación para SAP BO, ya que son un factor vital para que tu ERP brinde su máximo rendimiento y cuentes con su respaldo en caso de cualquier eventualidad con tu ERP SAP.

2. Expectativas no reales y objetivos no específicos

Si ya te has decidido a seguir adelante con la implementación de SAPBO, debes comenzar estableciendo metas de negocio para este proyecto en base a tus puntos críticos y áreas de oportunidad, que pueden ser:

• Mejorar la comunicación entre las distintas áreas de tu organización

• Cobrar las facturas vencidas y mejorar la cobranza

• Aumentar tus ventas

• Mejoras en el flujo de efectivo

• Optimizar la gestión de inventarios

Toma en cuenta que implementar SAP B1 no solucionará mágicamente estos problemas, sino que es el primer paso para ello y que tus colegas deben comprometerse con el proyecto para aprovechar al máximo de la amplia gama de funciones y reportes personalizados a los que tendrás acceso al instalarlo.

Si no estableces tus objetivos durante en la etapa de planeación del proyecto, puede ser difícil saber si has logrado lo que querías al momento de evaluar los avances obtenidos, de lo contrario puedes llegar a percibirlo como un gasto sin retorno de tu inversión.

3. No contemplar los posibles costos adicionales al implementar SAP

Debes tener en cuenta que el costo final de tu proyecto está definido por distintos factores como:

• Duración del proyecto de implementación SAPBO: En promedio suele ser de 3 meses, pero dependiendo de la cantidad de datos que vayas a migrar, tu caso específico y el compromiso de tus colaboradores con el proyecto, este puede acortarse o alargarse, por lo que es vital que lo consideres en tu presupuesto.

• El número de usuarios y los tipos de licencias de SAP B1 que necesitarás: Entre más usuarios haya en tu proyecto, este puede requerir más tiempo y recursos de tu partner por lo que es lógico que el precio final varíe.

• Servicios de Consultoría post-implementación: Pregúntale a tu partner sobre los servicios de soporte que brinda a sus clientes, por ejemplo, si en caso de que necesites apoyo de un consultor en vivo habrá costos adicionales, si se facturarán por hora, etc.

4. Mala elección de tus líderes de proyecto y resistencia al cambio de tus colaboradores

Debes ser sumamente cuidadoso al elegir a los integrantes de tu equipo que trabajarán en la implementación junto al partner, ya que una mala elección puede ser la razón por la que tu proyecto no triunfe.

Este equipo debe estar integrado por miembros de todos los departamentos con un amplio conocimiento de tus procesos para que sean de ayuda a los consultores de SAP B1 durante la planificación y puesta en marcha de SAP BO.

Si bien este equipo apoyará supervisando las actividades y tareas de los usuarios clave, la responsabilidad no les corresponde enteramente enteramente de ellos, es importante que tu personal comprenda la razón y beneficios de implementar SAP para que evites cualquier tipo de resistencia al cambio que obstaculice el avance de tu proyecto.

5. Errores en la migración de tus datos a SAP B1

SAP Business One es una potente herramienta con múltiples funcionalidades de Business Intelligence, pero si no cuenta con datos reales no podrá ayudarte a alcanzar tus metas.

Evita caer en el error de alimentarlo con información incorrecta durante la puesta en marcha sólo por cumplir con los plazos fijados, es preferible que revises con calma al lado de tu partner estos datos para organizarlos correctamente y hacer una planeación confiable al migrar tu información al sistema ERP SAP.

Esto te permitirá prevenir problemas a futuro, estimar correctamente tus tiempos de trabajo y resolver cualquier desperfecto de forma eficiente.

SAP Business One es la herramienta ideal para que logres todas tus metas de negocio, sin embargo, para ello es necesario que sea implementado utilizando la metodología de SAP con asesoramiento de un partner, te invitamos a acercarte con nosotros para conocer más sobre nuestros procesos, servicios o solicitar una demo de SAP.